Automatische Kontoauszug Verbuchung in SAP
SAPIENZA Bankomat
Was ist es genau?
Kontoauszüge von Bank und Post manuell zu verbuchen ist sehr aufwändig. Dies ist ab sofort nicht mehr notwendig. Laden Sie die Daten im E-Banking elektronisch herunter und lassen Sie das SAP-System die Arbeit tun. Mit SAPIENZA Bankomat erfolgt die Verbuchung automatisch, auf Basis vorgegebener Regeln.
Für wen ist Bankomat-ISO?
Sie nutzen die SAP-Finanzsoftware und verbuchen mehr als 500 Bankbewegungen pro Monat. Bereits mit dieser Menge lassen sich Kosteneinsparungen von mehr als CHF 25’000 jährlich erzielen, oder rund 6 CHF pro automatisch verbuchten Beleg.
Vorteile
- Über 50% der Buchungen automatisch
- Grosse Zeitersparnis beim Buchen
- Buchungstext automatisch generiert
- keine Ablage von Bankbelegen mehr
- Regelpflege durch den Fachbereich
- Regeln einfach und flexibel zu pflegen
Wie funktionierts?
Technische Grundlagen
Standard
Bankomat-ISO basiert auf dem ISO 20022 Standard zur elektronischen Übermittlung von Kontoauszug-Daten. Die meisten Schweizer Banken und die Postfinance unterstützen dieses Format ab 2017. Neben ISO 20022 überstützt Bankomat weiterhin den bisherigen Standard MT940 (SWIFT). Das Einlesen und Nachbearbeiten der Kontoauszüge geschieht mit SAP-Standardtransaktionen.
Pures SAP – ohne Zusatzsysteme
Die Verarbeitung der Kontoauszüge geschieht vollständig im SAP Finanzsystem, ohne zusätzliche Server oder Software ausserhalb des SAP-Systems. Bankomat-ISO ist ein Add-On zu SAP und wurde auf der Basis von SAP User-Exits programmiert. Dadurch ist die Lösung releasefähig und benötigt keine Wartung. Bei der Finanzverwaltung der Stadt Zürich ist die Software seit 2008 im Einsatz, ohne Störungen oder nennenswerte Wartungsaufwendungen.
Hohe Performance
Das Einlesen der Kontauszüge, Interpretieren der Regeln und automatische Verbuchen geschieht auf üblichen SAP-Systemen im Sekunden- oder Minutenbereich. Auch bei einer grossen Zahl von Regeln (1600 Regeln bei der Stadt Zürich) bleibt das System performant. Die Stadt verarbeitet mehr als eine halbe Million Transaktionen auf Bank- und Postkonten jährlich.
Bankomat-ISO hat einen kleinen technischen «Footprint», umfasst wenig Programmier-Code und ist schnell installiert.
Unsere Kunden
Effizienz
“Seit wir SAP im Rechnungswesen einsetzen, gab es kein neues Tool, welches uns mit so wenig Aufwand soviel Nutzen gebracht hat. Wir würden nicht mehr auf den elektronischen Bankkontoauszug verzichten.”
Peter von Gunten, ehem. Leiter finanz. Rechnungswesen Universität Zürich
Die folgenden Kunden setzen SAP mit dem elektronischen Kontoauszug SAPIENZA Bankomat ein:
Die Finanzabteilung der Universität verbucht rund 20 000 Belege von Bank und Post jährlich. Seit Herbst 2014 geschieht dies unterstützt durch Bankomat, wobei das System bereits bei Inbetriebnahme über 50% der Buchungen vollautomatisch abgewickeln konnte. Diese Rate liess sich mit der Zeit und dem Ausbau des Regelwerks auf über 80% erhöhen.
Die Finanzverwaltung wickelt den Zahlungsverkehr für rund 100 Dienststellen der Stadt Zürich ab – ein sehr hohes Transaktionsvolumen, welches Zahlungseingänge, Kartentransaktionen (inkl. Point of Sales) und Belastungen umfasst.
Die Lösung, welche seit 2008 zuverlässig im Einsatz ist, umfasst heute ein Regelwerk von 1600 Verbuchungsregeln, welche von der Fachabteilung selbständig gepflegt werden. Über 80% der Bankbuchungen werden damit automatisch abgewickelt.
Die Lösung, welche seit 2008 zuverlässig im Einsatz ist, umfasst heute ein Regelwerk von 1600 Verbuchungsregeln, welche von der Fachabteilung selbständig gepflegt werden. Über 80% der Bankbuchungen werden damit automatisch abgewickelt.
Die zentrale Tresorerie des Kantons AG verbucht seit Herbst 2021 den grössten Teil der Bankbelege automatisch mit Bankomat-ISO. Ausschlaggebend für den Entscheid, waren die buchungskreisübergreifenden automatischen Buchungen von Bankomat und die einfache und transparente Pflege der Regeltabelle. Der automatische Buchungsstoff für die rund 80 betreuten Buchungskreise wird durch ca. 600 Regeln abgedeckt. Automatisch kontiert werden auch Belastungen auf Kostenstellen und PSP-Elementen, so z.B. Gebühren der Post, Belastungen der Frankaturmaschinen oder EFT/POS-Gebühren von Museen oder öffentlichen Schaltern. Die dezentralen Zahlungsempfänger (Ämter aus allen Departementen des Kantons AG) können alle Zahlungsinformationen auf einem pro Buchung aufbereiteten PDF-Beleg direkt aus dem SAP-Buchhaltungssystem abrufen.
Im Sommer 2022 führte das Amt für Finanzdienstleistungen des Kantons SG den elektronischen Kontoauszug mit Bankomat-ISO ein. Die einfache und transparente Pflege der Regeltabelle ermöglichten es der Fachabteilung, über 3000 Regeln für die automatische Verbuchung selbst im System zu erfassen und erfolgreich anzuwenden. Die erstellten Regeln decken die Verbuchung für rund 50 Buchungskreise des Kantons ab. Automatisch kontiert werden auch Belastungen auf Innenaufträge, wie z.B. die Gebühren der Postfinance für den Zahlungsverkehr. Einen Monat nach dem Kanton hatte auch die Universität einen erfolgreichen Go-Live mit der Lösung.
Im Sommer 2022 führte das Amt für Finanzdienstleistungen des Kantons SG den elektronischen Kontoauszug mit Bankomat-ISO ein. Die einfache und transparente Pflege der Regeltabelle ermöglichten es der Fachabteilung, über 3000 Regeln für die automatische Verbuchung selbst im System zu erfassen und erfolgreich anzuwenden. Die erstellten Regeln decken die Verbuchung für rund 50 Buchungskreise des Kantons ab. Automatisch kontiert werden auch Belastungen auf Innenaufträge, wie z.B. die Gebühren der Postfinance für den Zahlungsverkehr. Einen Monat nach dem Kanton hatte auch die Universität einen erfolgreichen Go-Live mit der Lösung.